Planning & Roosters

Slimme Planning systemen

Van handmatige Excel-roosters naar intelligente planningssystemen die automatisch optimale bezettingen berekenen.

Planners in de zorg, beveiliging, schoonmaak, thuiszorg en technische dienstverlening worstelen dagelijks met hetzelfde probleem: te veel variabelen om handmatig bij te houden. Verlof, ziekte, vaardigheidsvereisten, cao-regels, klantafspraken — een Excel-rooster breekt onder die druk. Creative Wiz bouwt intelligente planningssystemen die alle variabelen combineren en altijd een werkbare, compliant planning genereren.

Start QuickscanBekijk cases

Wat ons planningssysteem kan

Intelligente planning die rekening houdt met alle relevante variabelen — voor elk type organisatie.

Automatische inplanning

Algoritme plant medewerkers in op basis van vaardigheden, beschikbaarheid, locatie en contracturen.

Capaciteitsbeheer

Realtime overzicht van bezetting, onderbezetting en pieken. Nooit meer verrast door tekorten.

Vaardigheidsbeheer

Certificaten, specialisaties en ervaringsniveaus per medewerker. Juiste man op de juiste plek.

Verlof & beschikbaarheid

Medewerkers dienen verlof aan via app. Beschikbaarheidswijzigingen worden direct verwerkt in de planning.

Notificaties & alerts

Automatische meldingen bij onderbezetting, cao-overschrijding of een niet-ingevulde dienst.

Rapportages

Uren per medewerker, kosten per klant, bezettingsgraden — automatisch gegenereerd, altijd actueel.

Onze aanpak

Hoe wij planningsautomatisering aanpakken

Slim plannen begint met begrijpen hoe uw organisatie werkt. Wij duiken diep in uw processen voordat we een regel code schrijven.

01

Planning-audit

Wij analyseren uw huidige planningsproces: hoeveel tijd kost het, welke regels hanteert u, welke fouten ontstaan regelmatig? Dit geeft de basis voor het systeemontwerp.

02

Regels & constraints definiëren

Welke cao-regels gelden? Welke klanten vereisen specifieke certificaten? Welke medewerkers mogen niet samen op dezelfde locatie? Alle regels worden vertaald naar systeemlogica.

03

Bouw van de planningsmotor

Wij bouwen de planningstool inclusief de geautomatiseerde roostermotor. U ziet het systeem groeien via tweewekelijkse demo's.

04

Medewerkers-app bouwen

De mobiele app voor medewerkers wordt parallel gebouwd. Roosterinzage, verlofaanvragen en beschikbaarheid — alles in één app op iOS en Android.

05

Testrooster draaien

Wij draaien eerst een testperiode waarbij het systeem een rooster genereert naast uw bestaande proces. Zo kunnen we vergelijken en bijsturen zonder risico.

06

Volledig overnemen

Het systeem neemt het rooster over. Planners werken voortaan in het systeem, medewerkers via de app. Wij monitoren de eerste weken actief mee.

Referentie project

Intelligent planningssysteem voor dienstverlenende organisatie

Voor een thuiszorgorganisatie met 120 medewerkers bouwden wij een volledig automatisch planningssysteem. Het systeem plant wekelijks 800+ diensten in, rekening houdend met klantvoorkeur, vaardigheidsvereisten en cao-regels — in minuten in plaats van uren.

  • Weekrooster van 2,5 dag plannen teruggebracht naar 45 minuten
  • Nul cao-overtredingen na implementatie (was 8% van diensten)
  • Medewerkersverloopcijfer gedaald door transparantie en eerlijke verdeling
  • Klantvoorkeur voor vaste zorgmedewerker 94% gehonoreerd
Meer cases bekijken
80%
Snellere planning
15%
Hogere bezetting
0
Dubbele boekingen
Realtime
Beschikbaarheid inzicht
Return on Investment

Wat levert een slim planningssysteem op?

Planning is een van de meest tijdrovende taken voor leidinggevenden en planners. Automatisering geeft die tijd terug — en verhoogt tegelijk de kwaliteit. Terugverdientijd ligt gemiddeld op 8 tot 14 maanden.

80%
Snellere planning
Weekrooster in minuten in plaats van uren
15%
Hogere bezetting
Betere benutting van beschikbare capaciteit
0
Dubbele boekingen
Systeem voorkomt conflicten automatisch
100%
CAO-compliance
Regels geborgd in het systeem

Rekenvoorbeeld: 2 planners, 50 medewerkers

Huidige situatie
2,5 dag plannen per week
10% onderbezetting
Regelmatige cao-fouten
Na automatisering
3 uur plannen per week
2% onderbezetting
Nul cao-overtredingen
Jaarlijkse besparing
~€38.000 planningstijd
~€22.000 extra bezetting
Nul boetes cao-fouten

Ons systeem controleert automatisch op cao-compliance. Elke dienst die wordt ingepland wordt gecontroleerd op maximale werkduur, minimale rusttijden en contractueel toegestane uren. U hoeft nooit meer handmatig te controleren.

Veelgestelde vragen

FAQ — Planningssystemen

Wat kost een planningssysteem op maat?
Een maatwerk planningssysteem kost gemiddeld tussen €12.000 en €45.000 afhankelijk van de complexiteit. Een basis planningsmodule voor een team van 10-20 medewerkers start rond €12.000. Een volledig systeem met automatische inplanning, vaardigheidsbeheer, klantportaal en mobiele app ligt tussen €25.000 en €45.000. Wij werken gefaseerd: eerst de kern, daarna uitbreidingen op basis van gebruik.
Hoe werkt automatische inplanning van medewerkers?
Ons algoritme houdt rekening met meerdere factoren tegelijk: beschikbaarheid (inclusief verlof en al geplande diensten), vaardigheidsprofiel, locatieafstand, contracturen en cao-regels. U stelt de regels en prioriteiten in, het systeem genereert een optimaal rooster. U reviewt en keurt goed — of past aan. Naarmate het systeem meer data heeft, worden de voorstellen steeds beter.
Kan het rekening houden met vaardigheden en beschikbaarheid?
Ja, vaardigheidsbeheer is een kernfunctie. Elke medewerker krijgt een vaardighedenprofiel: certificaten, specialisaties, ervaringsniveaus. Bij het inplannen selecteert het systeem automatisch de juiste persoon voor de juiste klus. Beschikbaarheid wordt realtime bijgehouden inclusief verlofaanvragen (die medewerkers zelf kunnen indienen via de app) en ziekmeldingen.
Hoe integreren we met onze huidige agenda's?
Wij koppelen aan Google Calendar, Microsoft Outlook en Exchange via OAuth. Planningen zijn bidirectioneel gesynchroniseerd: aanpassingen in uw planningssysteem verschijnen automatisch in de agenda's van medewerkers. Omgekeerd worden persoonlijke agenda-afspraken (die als privé gemarkeerd zijn) meegenomen in de beschikbaarheidsberekening zonder de inhoud zichtbaar te maken.
Bieden jullie ook een mobiele planning app?
Ja, wij bouwen standaard een mobiele app bij planningssystemen. Medewerkers kunnen via de app hun rooster inzien, verlof aanvragen, beschikbaarheid doorgeven en klantinformatie bekijken. Planners kunnen onderweg kleine aanpassingen doorvoeren. De app werkt op iOS en Android en is beschikbaar via de App Store en Google Play.
Gratis adviesgesprek

Van Excel-rooster naar intelligent planningssysteem

Doe de gratis quickscan en ontdek hoe uw planningsproces geautomatiseerd kan worden. Binnen 48 uur ontvangt u een analyse op maat.

Gratis Quickscan startenAlle diensten bekijken