Administratie & Finance

Administratie automatisering

Minder handmatig werk, minder fouten, meer tijd voor wat echt telt. Wij automatiseren uw administratieve processen van A tot Z.

Veel bedrijven spenderen tientallen uren per week aan repetitieve administratieve taken: facturen overtikken, bankafschriften verwerken, herinneringen versturen, rapporten samenstellen. Dit zijn taken die een computer beter, sneller en foutlozer doet. Creative Wiz bouwt slimme administratiesystemen die uw processen overnemen — zodat uw team zich richt op klanten, groei en strategie in plaats van invoer.

Start QuickscanBekijk cases

Wat wij automatiseren

Van factuurverwerking tot bankmatching — elk repetitief administratief proces is een kandidaat voor automatisering.

Factuurverwerking

OCR-herkenning van inkomende facturen, automatische codering en klaarzetten voor goedkeuring.

Bankmatching

PSD2-koppeling met uw bank. Betalingen automatisch matchen aan openstaande posten.

Periodieke facturatie

Automatisch facturen aanmaken op basis van contracten, leveringen of projectstatus.

Herinneringen & incasso

Automatische betalingsherinneringen op vooraf ingestelde termijnen, inclusief escalatie.

Managementrapportages

Dagelijkse/wekelijkse rapporten automatisch gegenereerd en gemaild aan de juiste personen.

Documentbeheer

Automatische archivering en classificatie van documenten. Altijd vindbaar, nooit zoekraken.

Onze aanpak

Hoe wij administratieve automatisering aanpakken

Automatisering werkt alleen als de basis klopt. Wij starten met analyse, dan bouwen we gefaseerd.

01

Proceskaart maken

Wij brengen elk administratief proces in kaart: welke stappen zijn er, wie doet wat, hoeveel tijd kost het? Knelpunten en automatiseringsmogelijkheden worden geïdentificeerd.

02

Prioritering quick wins

We rangschikken automatiseringsopties op impact versus inspanning. De quick wins — hoge besparing, lage complexiteit — pakken we als eerste aan.

03

Systeemkoppelingen inventariseren

Welke systemen zijn er al: boekhoudpakket, bank, CRM, ERP? Wij controleren beschikbare APIs en bepalen de integratieaanpak.

04

Bouwen & testen

Automatiseringen worden gebouwd en uitgebreid getest met echte data. Foutscenario's krijgen extra aandacht — geld mag nooit verkeerd gaan.

05

Parallel draaien

Wij starten altijd met een parallelle fase: het nieuwe systeem draait naast het oude. Resultaten worden vergeleken totdat het vertrouwen er is.

06

Volledig overnemen

Zodra het systeem bewezen is, schakelen we volledig over. Uw team werkt voortaan uitsluitend met het geautomatiseerde proces.

Referentie project

WeFacter — Automatische bank naar WeFact koppeling

Voor meerdere ondernemers bouwden wij WeFacter: een systeem dat bankafschriften automatisch verwerkt en koppelt aan het facturatiepakket WeFact. Inkomende betalingen worden direct gematcht en facturen als betaald gemarkeerd zonder handmatige actie.

  • Dagelijkse bankverwerking teruggebracht van 1,5 uur naar 5 minuten
  • Geen enkele betaling meer over het hoofd gezien
  • Automatische escalatie bij verlopen facturen
  • Volledige audittrail van alle financiële transacties
Meer cases bekijken
95%
Minder handmatig werk
99%
Factuurnauwkeurigheid
3 uur
Tijdsbesparing per dag
0
Dubbele betalingen
Return on Investment

Hoeveel bespaart administratie-automatisering?

Administratieve automatisering heeft een van de kortste terugverdientijden van alle IT-investeringen. Repetitieve taken zijn direct meetbaar in uren per week. Bij een gemiddeld bedrijf ligt de terugverdientijd op 6 tot 12 maanden.

95%
Minder handmatig werk
Op factuur- en betaalverwerking
99%
Factuurnauwkeurigheid
Geen tikfouten door automatische verwerking
3 uur
Tijdsbesparing per dag
Per administratief medewerker
0
Dubbele betalingen
Automatische matching elimineert fouten

Rekenvoorbeeld: 2 administratief medewerkers, 200 facturen/maand

Huidige situatie
6 uur factuurverwerking/dag
2 uur bankmatching/dag
3% foutmarge
Na automatisering
30 min controle/dag
10 min bankmatching/dag
0,1% foutmarge
Jaarlijkse besparing
~€45.000 arbeidskosten
~€12.000 foutcorrectie
Schaalbaar zonder extra FTE

Gebouwd met privacy en veiligheid als fundament

Alle systemen zijn AVG/GDPR compliant. Data in EU. Rolgebaseerde toegang. Volledige audittrail. Versleuteld in rust en transit.

Veelgestelde vragen

FAQ — Administratie automatisering

Wat kost automatisering van administratieve processen?
De kosten hangen sterk af van de omvang en complexiteit. Een automatische factuurverwerking met OCR en boekhoudingskoppeling start rond €8.000 tot €15.000. Een volledig administratief platform met documentbeheer, rapportages en meerdere systeemkoppelingen ligt tussen €20.000 en €45.000. Wij bieden ook een maandelijks SaaS-model voor kleinere implementaties, waarmee u spreidt in kosten.
Hoeveel tijd besparen we met geautomatiseerde facturatie?
Gemiddeld besparen onze klanten 3 tot 5 uur per dag per administratief medewerker. Inkomende facturen worden automatisch herkend via OCR, gevalideerd en klaargezet voor goedkeuring. Uitgaande facturen worden automatisch aangemaakt op basis van triggers (levering, projectstatus, periodiek). Herinneringen worden automatisch verstuurd. Typische besparing: 80-95% minder handmatig werk op factuurverwerking.
Kan het gekoppeld worden aan Exact Online / Twinfield?
Ja, wij hebben ruime ervaring met koppelingen aan Exact Online, Twinfield, AFAS, Unit4, Visma en Snelstart. De koppeling verloopt via de officiële API. Facturen, betalingen, debiteuren en crediteuren worden bidirectioneel gesynchroniseerd. Uw boekhouder of accountant werkt gewoon door in het boekhoudpakket terwijl uw operationele proces geautomatiseerd is.
Hoe werkt automatische bankmatching?
Wij koppelen via de PSD2 API aan uw bankrekening (ING, Rabobank, ABN AMRO, Triodos en meer). Binnenkomende betalingen worden automatisch gematcht aan openstaande facturen op basis van bedrag, IBAN en omschrijving. Bij twijfelgevallen krijgt uw medewerker een voorstel te zien dat met één klik goedgekeurd wordt. Het resultaat: dagelijkse bankverwerking in minuten in plaats van uren.
Is het systeem AVG/GDPR compliant?
Ja, alle systemen die wij bouwen zijn standaard AVG/GDPR compliant. Data wordt opgeslagen op servers in de EU (Nederland of Duitsland). Wij implementeren standaard: toegangslogging, rolgebaseerde rechten, gegevensminimalisatie, verwijderingsroutines en verwerkersverwerkingsovereenkomsten. Op verzoek leveren wij een volledige DPIA (Data Protection Impact Assessment).
Gratis adviesgesprek

Stop met handmatig invoeren

Doe de gratis quickscan en ontdek welke administratieve processen direct geautomatiseerd kunnen worden. Binnen 48 uur ontvangt u een concrete analyse.

Gratis Quickscan startenAlle diensten bekijken