"Maatwerk software is te duur voor ons" — dat horen we regelmatig. Maar wat kost het nu echt? En wanneer is het goedkoper dan de alternatieven? In dit artikel geven we een eerlijk overzicht met concrete getallen, gebaseerd op onze eigen projecten.
De korte versie: wat kost maatwerk software?
De prijs van maatwerk software hangt sterk af van de complexiteit en het aantal gebruikers. Als vuistregel kunt u de volgende categorieën aanhouden:
Dit zijn eenmalige ontwikkelkosten. Er komen geen maandelijkse licentiekosten. U betaalt hosting (doorgaans €20-80/maand voor een VPS) en eventueel onderhoudskosten als u wijzigingen wilt.
Vergelijk: maatwerk vs. standaardsoftware
Om de werkelijke kosten te begrijpen, moet u kijken naar de totale kosten over 3-5 jaar, niet alleen de aanschafprijs.
Standaardsoftware: de verborgen kosten
Standaardpakketten lijken goedkoop bij aanschaf. Maar tel alles mee:
- Licentiekosten: €50-300 per gebruiker per maand voor serieuze ERP/WMS pakketten
- Implementatiekosten: Consultants die het systeem inrichten — vaak 2-3x de licentiekosten
- Aanpassingen: Maatwerk modules bovenop standaardsoftware kosten vaak meer dan nieuwbouw
- Training: Medewerkers moeten zich aanpassen aan de software, niet andersom
- Vendor lock-in: Prijsverhogingen en u heeft geen exit-mogelijkheid
Een standaard WMS voor een team van 10 kost doorgaans €500-1.500/maand — dat is €18.000-54.000 over 3 jaar. Exclusief implementatie en aanpassingen.
Maatwerk software: de echte rekensom
Een maatwerk WMS als LogiCurve kostte eenmalig €25.000 en vervangt een standaardpakket van €800/maand. De break-even is na 31 maanden. Daarna bespaart u elke maand. En u heeft een systeem dat precies past bij uw processen.
Wat bepaalt de prijs van maatwerk software?
1. Complexiteit van het datamodel
Hoeveel entiteiten heeft het systeem? Een eenvoudig roosterplanningssysteem heeft 5-10 tabellen. Een volledig WMS met multi-tenant isolatie, voorraadbeheer en facturatie heeft 40+ tabellen. Complexer datamodel = meer ontwikkelwerk.
2. Integraties met externe systemen
Moet het systeem koppelen aan bestaande software? Elke integratie (WeFact, Exact, bankkoppeling, WhatsApp API, Mollie betalingen) voegt ontwikkelwerk toe. Reken op €1.500-5.000 per serieuze integratie, afhankelijk van de kwaliteit van de externe API.
3. Mobiele app
Een webapplicatie die goed werkt op een telefoon (Progressive Web App) is de goedkoopste optie. Een native iOS/Android app is duurder maar biedt betere prestaties, offline werking en toegang tot hardware (camera, GPS, LiDAR, barcodescan). Verwacht €5.000-15.000 extra voor een mobiele app.
4. Real-time functionaliteiten
Heeft het systeem live updates nodig (bijv. GPS-tracking, realtime bestellingenwachtrij)? Dat vereist WebSocket-verbindingen en een complexere serverinfrastructuur — wat de kosten verhoogt.
5. Gebruikers en rollen
Een systeem voor één gebruiker is eenvoudiger dan een multi-tenant platform voor 50 bedrijven. Rolgebaseerde toegang, data-isolatie en beheerinterfaces kosten extra ontwikkeltijd.
Concrete voorbeelden uit onze projecten
We zijn transparant over wat onze systemen hebben gekost. Hieronder een paar voorbeelden:
LogiCurve WMS — €22.000
Volledig WMS voor 3PL-logistiek: inbound, picking, retour, multi-klant isolatie, automatische facturatie, AI assistent en een Android scanner app. Gebouwd in 1 maand. Vervangt een combinatie van Excel, WhatsApp en een standaard WMS pakket van €1.200/maand. Break-even na 18 maanden.
RoutePilot — €8.500
Route-optimalisatie met emballage tracking. Eenvoudiger scope: geen mobile app, geen integraties, één gebruiker. Vervangt handmatig planningswerk van 2 uur/dag — dat is bij €30 uurloon €1.560/maand aan bespaard personeel. Terugverdiend in 6 maanden.
BillCore Facturatie — €18.000
Multi-tenant facturatie voor 8+ bedrijven. De opdrachtgever betaalde voorheen €200/maand per bedrijf voor losse pakketten — €1.600/maand totaal. Break-even na 11 maanden, daarna volledige besparing.
Onderhoud en doorontwikkeling
Na oplevering zijn er doorgaans twee kostenposten:
- Hosting: €20-80/maand voor een VPS met alle systemen. Bij hoge belasting meer.
- Onderhoud & updates: Bugfixes, beveiligingsupdates en kleine aanpassingen. Reken op €200-500/maand als u actief doorontwikkelt, of niets als het systeem stabiel draait.
We leveren alle systemen op met volledige brondecode. U bent nooit afhankelijk van ons. Als u liever met een andere partij verder wilt, kunt u dat altijd doen.
Wanneer is maatwerk software de beste keuze?
Maatwerk loont als aan een of meer van deze condities is voldaan:
- Uw proces is uniek en standaardsoftware vraagt aanpassingen die meer kosten dan nieuwbouw
- U betaalt al meer dan €500/maand aan licenties voor functies die u grotendeels niet gebruikt
- Meerdere losse tools die u nu gebruikt kunnen worden vervangen door één geïntegreerd systeem
- U wilt controle over uw data en geen vendor lock-in
- Uw concurrentievoordeel zit in een uniek proces dat u niet wilt "standaardiseren"
Hoe vraagt u een offerte aan?
Een goede offerte begint met een duidelijke probleembeschrijving, niet een functionele specificatie. Vertel ons wat het probleem is (bijv. "onze chauffeurs plannen we handmatig via WhatsApp") en we denken mee over de oplossing.
Onze gratis quickscan duurt 15 minuten en geeft u:
- Een inschatting van de ontwikkelkosten (bandbreedte)
- Een advies over de beste technische aanpak
- Een realistische doorlooptijd
- Een eerlijk oordeel of maatwerk de juiste keuze is voor uw situatie